確認待ちの整理は、AIで確認相手/内容/期限に分ける
実在する顧客名・個人情報・社外秘・契約条件・ID・パスワード・APIキー・トークンは貼らないでください。先に伏せ字に変えてください。
この仕事、何がカチカチか
確認待ちが頭の中に散らばる。この状態のまま進めると、作業そのものよりも、何を見ればよいかを思い出す時間で止まりがちです。
誰の返事待ちかを見える化する。
ここでAIに任せるのは、判断そのものではありません。仕事の入口をほぐして、次に人が確認しやすい形へ並べるところです。
AIへの頼み方
AIには、確認相手/内容/期限に分ける。
出してもらうものは、確認待ち一覧、次の一言です。完成物として採用するのではなく、最初のたたき台として使います。
このTipsのポイントは、AIに「答え」を出させることではなく、仕事の見方をそろえることです。自分の頭の中だけで抱えている状態を、確認しやすいメモや順番に変えると、次の動きが軽くなります。
入れる前に伏せるもの
- 実在する顧客名、個人名、会社名
- 社外秘、契約条件、金額、ID、パスワード、APIキー、トークン
- 評価、処遇、法務、医療、金融助言など、AIだけで判断してはいけない内容
入力は、確認待ちメモ、期限、相手の役割にとどめます。具体名が必要そうに見える場合も、まずは役割名や架空例に置き換えてください。
迷ったら、本文をそのまま貼るのではなく、「会議メモ」「社内メモ」「表の列名」のように素材の種類だけを伝えます。必要な中身は、伏せ字や架空例で十分です。
コピペ用プロンプト
次の仕事を、進めやすい形に整理してください。
目的:
誰の返事待ちかを見える化する。
今の状況:
確認待ちが頭の中に散らばる
AIに手伝ってほしいこと:
確認相手/内容/期限に分ける
入力してよい情報:
確認待ちメモ、期限、相手の役割
出力してほしいもの:
確認待ち一覧、次の一言
出力形式:
1. まず確認すること
2. 作業の順番
3. すぐ使える下書き
4. 保留にすること
5. 人が最後に確認すること
注意:
- 実在する顧客名、個人名、社外秘、契約条件、ID、パスワード、APIキー、トークンは入れません。
- 事実確認、採用判断、公開判断は人が行います。
- 推測したことは、推測と分かるように書いてください。
出てきた結果の見方
見るポイントは、相手の名前をAIに入れていないかです。
AIの出力がきれいでも、前提が違えば使えません。まずは「このまま動けるか」「人に確認すべきことが残っているか」「危ない情報を入れていないか」を見てください。
うまく使うコツ
- 最初から完璧な答えを求めず、まずは確認観点だけ出してもらいます。
- 出力が広すぎるときは、「今日使うものだけ」「3つだけ」「社内メモ用」のように絞ります。
- 迷う部分は、AIの結論にせず、人に確認する項目として残します。
- 使えそうな表現だけ拾い、実際の判断や送信は人が行います。
うまくいかない時
一般論が返ってきたら、目的、読む人、使う場面を1行ずつ足してください。逆に具体的すぎて危ないと感じたら、固有名詞や数字を減らし、架空例に戻してください。
検索でこのTipsを探すなら、「確認待ちの整理」「確認待ち一覧」「次の一言」あたりの言葉が入口になります。
今日やるならここだけ
確認待ちの整理で止まっている仕事を1つ選び、実名や固有情報を伏せたうえで、最初に確認することを3つだけ出してもらってください。